TOP  電子メールの使い方とマナー目次

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 <E-Mail(電子メール)>   <メールを送受信・閲覧・作成するには>   <ソフトがなくてもメールはできる?>   <メールアドレス>
 <メールの作成>       <メールの返信>                  <メールの転送>                 <添付ファイル>
 <メーリングリスト>      <その他の注意事項>




 <E-Mail(電子メール)>

   コンピュータネットワークで文字のメッセージや画像、データを交換するシステム。




 <メールを送受信・閲覧・作成するには>

   アプリケーションソフトが必要です。
   携帯電話でもパソコンでも、名称は様々ですが、メールを送受信・閲覧・作成するそのソフトが使われています。




 <ソフトがなくてもメールはできる?>

   インターネット上のWebページである、 「Yahoo!JAPAN」 や 「msn」 「goo」 などでは、無料で 『 メールアドレス 』 と 『 パスワード 』 を
   取得することができ
Webページ上で電子メールをやり取りすることができます。
   そのため、

      ・ 自分自身のパソコンにソフトをインストールする必要はない
      ・ 世界中で、インターネット上のWebページが見れる環境があれば、メールを作成・送受信・閲覧することができる

   のです。パソコンメールデビューにはちょうど良い場所かもしれません。

   メールをしてみよう!  メールアドレス、ID、パスワードを取得してメールをしてみよう!

       ☆ YAHOO!JAPAN メール

       ☆ gooメール

       ☆ MSN Hotmail

       ☆ BIGLOBEメール メールがもっと便利で楽しくなるサービス充実



 <メールアドレス>

   メールをやり取りするには、メールアドレスを取得しなければなりません。
   手紙には住所と氏名を記入しますが、電子メールではメールアドレスが手紙の住所と氏名にあたります。

   メールアドレスの例
                 
                 ユーザ名      ドメイン
                  (氏名に相当)   (住所に相当)

   メールアドレスの入力間違いにご注意を!
    メールアドレスは1文字でも間違うと相手に届きません。
    また、間違ったアドレスに該当する人がいる場合、そのメールアドレスの持ち主にメールが届いてしまいます。




 <メールのマナー(基礎編)>

  <メールの作成>

    メールを送信するには 『 宛先 』 を指定(入力)しなければなりません。
    『宛先』には、送信先の方の 『 メールアドレス 』 を指定(入力)します。

    通常、メール作成ソフトで、メール作成画面を開くと入力は3箇所あります。

      ☆ 宛先入力
          宛先入力欄には、送り先の方のメールアドレスを指定(入力)します。

          宛先には3種類あります。

            『 宛先 』  同列にメールを送りたい場合に使用する

            『 CC 』   同報メールで、参考のために同じ内容のメールを送る場合に使用する(Carbon Copy)

            『 BCC 』  機能や意味合いは「CC」とほぼ同じですが、受信者が複数人いる場合でも、
                     BCCに指定したメールアドレスは受信者側に表示されないという機能です。(Blind Carbon Copy)

         ※ BCCを利用すると ・・・ 相互には知り合いではない多くの送り先に向けて、お互いのアドレスを公開することなく、
                            同じ内容のメールを一度に送ることができます。

             例えば) 「メールアドレス変更しました! メールを送る場合
                   このようなメールは複数人に一度に送ることができれば、1回の送信で済むのでとても便利です!
                   しかし、あなたからみれば、全て知り合いでも、その受信者同士が知り合いというわけではない場合、
                   BCC欄に入力する必要があります。

                   理由) この場合、宛先に複数人のアドレスを入力してメールを送信すると、受信者が受信したメールには、
                        受信者から見ると全く知らない人のメールアドレスが表示されることになります。
                        これは、個人情報の漏洩にもなります。なので、この場合は、BCCにアドレスを指定するのが的確
                        ではないでしょうか。


      ☆ 件名入力
          件名(Subject)は見出しとして、わかりやすく表示することも大切なマナーです。

          無題(件名のないメール)では?
           ・ 本文を読まなければ要件がわからない
           ・ 不審メールと勘違いされる

          件名は、どんなメールなのか(どんなお知らせか、何に関するメールかなど)、目的と要件が簡単にわかるような件名をつけましょう。


      ☆ 本文入力

           ・ 本文はできるだけ簡潔に要件が伝わるように書きましょう。
              メールは手紙と違って、いたってシンプルに!がマナーでもありますが、省略しすぎてもわかりにくくなってしまいますので
              注意しましょう。

           ・ 機種依存文字の使用を避けましょう。
              機種依存文字とは、特定のソフトやコンピュータ環境でないと表示することができない文字のことです。
              携帯電話の機種の違いによって、表示することのできない絵文字のように、パソコンでも同じような現象がおこります。

           ・ 署名を入れましょう。

               署名 ・・・ メールアドレスを見ただけでは、誰から送られてきたメールなのかわからない場合があります。
                       差出人があなたであることを名乗るために『署名』を入れましょう。相手との関係によって署名の内容も変わります。

               署名には、 本格的な署名(電話番号や住所、会社名、部署名などを入れた署名)
                         ニックネームとメールアドレスだけのような簡単な署名 など様々ですが、用途によって使い分けましょう!
           

          
      メール作成画面の例) Outlook Express
        

      メール作成画面の例) msn HotMail
        



 <メールの返信>
   画面上に表示されている「返信」ボタンをクリックすることが一般的です。
   受信したメールに対して返信をする場合、メールを新規作成することもできますが、 返信ボタンをクリックすることで、
   返信先のアドレスが自動表示され、入力の手間が省けます。
   返信されたメールの件名の頭には、「RE:」と記されることが一般的です。これも自動で表示されます。返信されてきた目印になりますよね。



 <メールの転送>
   送られてきたメールをさらに違うところに送るときは、「転送」機能を使用します。
   返信同様、画面上に表示されている「転送」ボタンをクリックすると、メッセージの内容はそのまま本文に残り、
   宛先を入力するだけで送信することができます。
   転送されてきたメールの件名の頭には「FW:」と記されることが一般的です。これも自動で表示されます。
   この表示により、転送されてきたことがわかります。


   転送時のマナー
    ・ メールを受け取った相手から転送の許可をとる(メールの作成元をきちんと相手に知らせましょう)
    ・ 内容を編集しない(著作権の侵害にならないように気をつけましょう)
    ・ チェーンメールやデマメールは転送しない
    ・ モラルを守って行う



 <添付ファイル>

   電子メールの本文に添付して送る(送られてくる)データファイルのことです。
   パソコンで作成した文書データや画像データ、音楽データ、携帯で撮影した画像データなどデジタルデータを添付してメールで送受信
   することができます。

   添付ファイル受信時の注意点
     添付ファイルには気をつける!
       添付ファイルにはウィルスがついている可能性もあります。
       添付ファイルが付いているメールを受信する(開く)前には、必ずそのメールウィルスチェックをしてから開きましょう。
       明らかに、怪しい場合は、開かずに削除するとよいでしょう。

   添付ファイル送信時の注意点
     送信先のパソコンの環境を考える
       ファイルを添付してメールを送ることができますが、そのファイルを開くことができるアプリケーションソフトが相手のパソコンに
       入っていなければ、そのファイルを開くことができません。事前に確認しておきましょう!

     ファイルサイズに気をつける
       ファイルサイズが大きいものを送ると送受信に時間がかかり、相手に迷惑になります。
       あまりにもファイルサイズが大きい場合は、圧縮ソフトを使ってファイルを圧縮してから送信するもの1つの方法です。

     ウィルスメールに気をつける
       間違ってもウィルスファイルが添付してあるメールを転送するなどしないようにしましょう!



 <メーリングリスト>
   
   電子メールを使って、特定のテーマについての情報を電子メールを登録した特定のユーザー間で情報交換をするシステムのことです。
   送信者が宛先にメーリングリストのグループを指定すると、自分を含めた登録者全員に同じメールが送信されます。
   アドレスを指定するのと同じように使用できますが、いつもこの「あるテーマ」に関係する人に同じ内容のメールを一斉に送るなら、
   1回の操作で全員のアドレスを指定できるので便利です。

   使用例) 関東テニス大会連絡事項
              内容(件名:関東大会のお知らせと日時 本文:関東テニス大会について、各チームの代表者に連絡を致します。)

          この場合、参加チームが100チームあれば、100人分の宛先を指定しなければなりません。
          もし、大会のたびにこのメンバーに送信するのならば(この100人に送る機会が時折あるのならば)、最初にメーリングリストに登録し、
          連絡があるときは、メーリングリスト名を1つ指定するだけで100人に送信できるようになるのです。

   メーリングリストの注意事項!
     個人情報の流出に気をつける
      上記にもあげたように、宛先欄の選択(宛先、CC、BCC)に気をつけましょう。
    
     テーマ以外の話しは避ける
      返信時など、個人的な質問の際に、全員に返信することのないように気をつけましょう。
      関係ない話にグループ全体を巻き込まないようにしましょう。
     
     不特定多数に送信されていることを忘れない
      あなたの知らない人も読んでいる可能性があることを忘れないようにしましょう。特に個人情報には十分に注意が必要です。

     メールアドレスが変わった場合は連絡する
      メールアドレスが変更になった場合は、管理者に連絡しましょう。

     その他
      モラルを守って行動しましょう。




 <その他の注意事項>

    返信の催促にご注意
      ・ インターネットをする環境や、インターネットができる状況(時間など)は人によって様々です。
      ・ メールの受信時間は不明です。
         メールは瞬時に送受信することができますが、サーバの関係や電波の関係、プライベートの状況などによっても
         受信が不可能の場合があります。また、自動受信している場合にも、なんらかの関係で翌日メールが届くこともあります。

    内容は明確に!
     メールはいつ受信できるかわからないものです。明日や明後日、金曜日や土曜日などという不明確な表現は
     混乱のもとになりかねません・・・。しっかり日時を!

    メールはテキスト形式で作成する
     HTMLメールではなく、テキスト形式で送ることがネチケットです。(相手の環境を考えるということです。)

    添付ファイルに気をつける
     ウィルスや相手に被害を及ぼす添付ファイルには十分気をつける必要があります。